【iPadをビジネスで!】建設業の営業マンが活用方法を紹介する

【iPadをビジネスで活用】営業マンが活用方法を紹介する

「働き方改革」で業務効率を上げるように、会社からプレッシャーをかけられていませんか?

私が働いている会社でも、毎日のように話題に上がります。

 

対策を考えた結果、iPadをビジネスで活用することで業務効率が格段に良くなりました。

でもどんな風に使うのかイメージできない…と悩んでいる人も多いと思います。

建設業の営業マンである私が実際に活用している方法を紹介します。

 

 

 iPadに関係する記事は以下にまとめています。

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アイキャッチ iPad ビジネスアプリ おすすめ

 

 

目次
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iPadをビジネスで活用するのに便利な道具

iPad単体でもビジネスで活用することはできるのですが、周辺機器を活用するとより便利になります。

職場によっては、周囲の人間にビジネスで使っているということをアピールをするにもおすすめです。

 

iPadがノートになるタッチペン(スタイラスペン)

iPadとタッチペンを組み合わせると、iPadが高性能ノートに早変わりします。

指で細かな文字を書くのは無理があるので、ノート代わりとして活用したい人は必ずタッチペンを用意しましょう。

 

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使いやすいさ抜群の「Apple Pencil」

「Apple Pencil」はアップルが出しているタッチペンです。

Apple Pencil 外箱

 

 

iPad専用に設計されているので、圧倒的な使いやすさが特徴です。

Apple Pencil

タッチペンとしての使いやすさに関係していくる以下の項目も、完璧に満たしています。

  • ペン先と筆跡のズレがほとんどない
  • 筆圧を認識する機能
  • iPadとのペアリングが一瞬

 

「とにかく使いやすいさを求めるんだ!」という人はApple Pencil一択です。

Apple製なので、デザインもiPadと合うように作られています。

Apple pencil

 

タッチペンとしては高級ラインですが、その価値は間違いなくあります。

  • どのタッチペンを買うか迷っている人
  • 失敗したくない人
  • スタイリッシュなタッチペンが欲しい人

これらの人にはApple Pencilをおすすめします。

 

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サードパーティ製タッチペンの選び方と注意点、おすすめ

どうしてもそこまでお金が出せない…と言う人はサードパーティ製のタッチペンが選択肢に入ると思います。

安物買いの銭失いとならないよう、しっかりと注意して選ぶ必要があります。

 

まずビジネス用で使うのであればペン先が柔らかいタイプはやめておきましょう。

上記のようなタイプはペン先が柔らかいので細かい文字が書きにくいので後悔することになります。

 

また、AmazonにはApple Pencilにそっくりな製品がたくさん売られています。

ほとんどが中華製の低品質なものなので、やめておいた方が無難です。

Amazonのレビューでは高評価になっていますが、ほとんどがサクラレビューです。

上で紹介したタッチペンはサクラレビューの確率が高いので要注意です。

 

サードパーティー製でおすすめできるタッチペンは「ロジクール デジタルペンCrayon」です。

ロジクール デジタルペンシル

Apple Pencilが登場した時期から、ずっとライバルとして扱われているタッチペンです。

有名メーカー、ロジクールが作っているので信頼性は間違いありません。

 

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iPadが軽量ノートパソコンに早変わりするキーボード

iPadにキーボードを接続するとノートパソコンのように使うことができます。

ノートパソコンより断然軽いので、持ち運んでも疲れにくいのが嬉しいポイント。

エクセルのマクロなど、一部の機能が使えないので完璧にノートパソコンの代わりになるとは言えませんが、軽い事務作業を行う程度なら十分です。

 

打ちやすくて電源不要のキーボード「Smart Keyboard」

「Smart Keyboard」はiPadのために作られたキーボードです。

Smart Keyboard 外箱

 

iPadの画面を守るカバーにもなります。

Smart Keyboard 厚み

 

iPadの側面とマグネットで接続します。

Bluetoothキーボードのような見た目ですが、iPadからコネクタに電力を供給する作りになっているので、充電する手間が必要ないのが嬉しいポイント。

Smart Keyboard コネクタ

 

  • キーボードを使った事務作業をしたい
  • iPadカバーとキーボードを兼用したい
  • キーボードの充電がめんどくさい

これらの人にはSmart Keyboardをおすすめします。

 

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Smart Keyboard レビュー

 

サードパーティ製キーボードの選び方、おすすめを紹介

「Smart Keyboard」はむちゃくちゃ使いやすいのでぜひ使ってみて欲しいのですが、Apple純正なのでやっぱり高いです…

おすすめのサードパーティ製キーボードを紹介しますが、あなたの運用方法によって合うタイプが変わります。

 

iPadのカバーとキーボードを兼ねたい人は「エレコム 専用ケーススタンド付きキーボード」がおすすめです。

エレコム キーボード Bluetooth

日本メーカーのエレコム製なので、安心して使うことができます。

キーボードがカバーにマグネットで引っ付くタイプで、一緒にまとめて持ち運べるのが便利です。

 

使う時だけキーボードを取り出すように運用を考えている人は「Anker ウルトラスリム Bluetooth ワイヤレスキーボード 」がおすすめです。

Anker ウルトラスリム Bluetooth ワイヤレスキーボード

コンパクトなキーボードで、カバンに入れてもスペースを取りません。

モバイルデバイスの雄、Anker製なので信頼性も抜群です。

注意点として、キー配列がUS配列なので慣れるまで少し時間がかかるかもしれません。

どちらのキーボードも充電する必要があるので、いざというときにバッテリーが切れてた…なんてことがないように注意してください。

 

【前提条件】iPadでガッツリ事務作業するなら「Microsoft 365 Personal」が必須

iPadをビジネスで利用する際、以下の2パターンに別れます。

  • 外出先でキーボードを使って、ガッツリ事務作業をする
  • あくまでノートのような書き込み作業がメインで、補助ツールとして使用する

 

このうち外出先でキーボードを使って事務作業をしたいと考えている人は「Microsoft 365 Personal」が必須です。

Microsoft 365 Personal

 

「Microsoft 365 Personal」はOfficeのサブスクリプションサービスで、買い切り製品のライセンスは認証できないので注意してください。

Microsoft 365 Personal 対応デバイス

 

無料版の場合、できることはファイルの閲覧のみで編集はできません。

iPadでよく使うサービスに絞って、有料版と無料版の違いを表にまとめました。

ソフト、サービス Microsoft 365 Personal 無料版
ワード フル機能 閲覧のみ
編集不可
エクセル フル機能 閲覧のみ
編集不可
One Drive(クラウドストレージ) 1TB(無料版の200倍) 5GB

※iPad miniは無料版でも一部機能が使えますが、商用利用は規約で禁止されています。

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iPad エクセル アイキャッチ

 

公式サイトから一ヶ月無料体験ができるので、とりあえず試してみて本契約するか検討しても良いと思います。

もっと詳しく知りたい人はMicrosoft 365 Personal公式サイトを確認してください。

 

Amazonや楽天などでもライセンスが売られていますが、信頼できる販売元でないと既に認証されて使えないライセンスが送られてきたりする可能性があります。
失敗したくない人は公式サイトから登録するのがおすすめです。

 

営業マンのiPad活用① 営業情報の管理、収集

気になる情報はスクリーンショットや写真をとってまとめる

営業情報が新聞やネットに出ていて、保存しておきたい時ありませんか?

新聞を切ってスクラップにしたり、ネットの画面を印刷して保存するのってめんどくさいですよね…

情報が多くなってくると、かさばってくるので保存しておくのも大変です。

よしじゅん 悲しみ
よしじゅん
手間がかかるやり方は、めんどくさくなってやらなくなってしまいます…

 

全部iPadで保存しちゃいましょう。

インターネットで調べた情報はスクリーンショットを取ります。

機種 操作方法
ホームボタン有り(iPad Air3、iPad mini、iPadなど) ホームボタン+トップボタン (同時押し)
ホームボタン無し(iPad Pro、iPad Air4など) トップボタン+音量アップボタン(同時押し)

iPad スクリーンショット

iPad スクリーンショット

 Apple公式 iPad でスクリーンショットを撮る

 

新聞など、紙媒体の情報はiPadのカメラで写真をとるだけです。

iPadが自動で書類を判別して、まるでスキャンしたように自動変換してくれます。

 

保存した画像は後ほど紹介するノートアプリでまとめるとすごく便利です。

 

ノートアプリを使って画像やPDFを物件、客先ごとにまとめる

Apple pencil メモ

営業マンたるもの、多くの案件を同時並行して進める必要があります。

ノートにまとめていても、まとめた情報を探すのに時間が結構かかりませんか?

よしじゅん
書類の下に潜り込んだりして、ノートを探すだけで時間がかかることも…

 

ノートアプリを使うことで、案件や必要な情報を簡単に整理することができます。

私が使っているのは「Good Note5」と「One Note」です。

それぞれ特徴が違うので、用途別で使い分けています。

 

フォルダごとに書類をまとめて、検索機能もバツグンの「Good Note5」

「Good Note5」はiPadの代表的なメモアプリです。

Good Note5

Good Note5をApp Storeで見てみる

 

使いやすさがバツグンで、Apple純正アプリかな?と勘違いするレベル。

Good Note 5

 

操作が直感的で、iPadを使い始めた人でも簡単に使えちゃいます。

 

「Good Note5」は以下のようにの活用しています。

  • ノートとして字を書く
  • キーボードでテキストを打つ
  • スクリーンショットや画像を貼り付けて、その上から手書きでメモ

まとめておきたい情報をなんでも一括で管理できるのが本当に便利です。

 

「Good Note5」で特に気に入っているのが検索機能です。

手書きで書いた文字まで検索対象としてヒットします。

Good Note 5

 

私の汚い文字ですら認識しているのがマジで凄い…

Good Note 5

 

欲しい情報がパッと見つかるのはビジネスでとても大切なので、私にとって欠かせないアプリです。

 

Windowsパソコンと似たようなフォルダ管理でノートを整理するのもおすすめの理由です。

Good Note 5

情報を進捗別、案件別、場所別にフォルダでまとめて探しやすさもバツグン。

案件量が多くなってどこに行ったかわからなくなった時は、案件名を検索することですぐに見つけることができます。

 

まとめた情報をiPad以外でも確認することができる「One Note」

デバイス間 共有

iPadでまとめた情報を会社のパソコンで確認できたら便利ですよね?

逆にパソコンで作り込んだ資料をiPadで確認できたらとっても楽ですよね?

 

「One Note」はMicrosoftが提供しているノートアプリで、iPadとWindowsパソコンでノートを同期させることができます。

One Note

One NoteをApp Storeで見てみる

 

会社のパソコンで資料や情報をまとめて、外出先での打ち合わせで活用、追記をするのが主な使い方です。

見積書をパソコン、iPadで同期させてどこでも中身を確認できるように設定しています。

One Note

どこでも同じ資料を扱えるのは、すごく便利です。

 

One NoteはMicrosoftのOne Driveにデータが保存されるようになっています。

無料では5GBバイトまで保存できるので、まずは試しに使ってみましょう。

画像などをたくさん載せるようになって「容量が足りない…」となったら有料プランに移行してください。

 

「Microsoft 365 personal」に登録するとOne Driveの容量が1TBまで増えて、iPadでエクセルやワードなどOfficeソフトを使えるようになります。

Office 365 サービスを見てみる

iPadでガッツリ事務作業をしたいと考えているなら、先に登録しちゃった方が良いかもしれません。

 

気になる客先の企業情報、与信をサクッと検索「BIZMAPS」

営業先での雑談で聴きなれない会社の名前を聞いた時、パッと企業情報や与信を調べたいことって多いですよね?

「BIZMAPS」160万社以上の企業情報を無料で調べることができるデータベース検索サービスです。

BIZMAPS

 

個人で登録して使うことができるので、外出先でiPadからサクッと調べたいときに助かります。

BIZMAPS

 

何より嬉しいのが企業情報を調べるのにお金がかからないこと。

帝国データバンクや日経テレコンなど、他の企業情報を調べるサービスだと簡単な情報を調べるだけでも有料なことを考えると驚きです。

BIZMAPS

BIZMAPS

 

 

営業リストを月100件以上ダウンロードしたい場合はお金がかかりますが、情報を閲覧するだけなら無料です。

BIZMAPS

 

会員登録は以下の項目を記入するだけなのでとても簡単です。

  • 会社名
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 役職
  • 部署
  • 従業員数
  • ダウンロードリストの使用用途

上記情報はあなたに配信する情報の精度を上げるためのもので、会社にこのサービスを使っているのが伝わることはありません。

イタズラや悪用防止のために会員登録の審査があり、フリーのメールアドレスで登録しようとすると審査が通らない可能性があります。

 

 

無料で使えるサービスなので、いざと言うときのために今のうちに会員登録をしておくことをおすすめします。

国内最大級!160万以上の企業データ閲覧が無料でOKな「BIZMAPS」を公式サイトで見てみる

 

雑談ネタの情報を獲得するためにニュースをチェック「日経新聞電子版、スマートニュース」

客先に営業に行く際、ニュースに目を通しておくことはとても大切です。

雑談をしようにも時事ネタを知っておかないと話ができず、客先に(こんなことも知らないの…?)と不安にさせるかもしれません。

 

営業先に訪問する前に「日本経済新聞 電子版」をチェックしておきましょう。

日経電子版

 

ただ日経新聞は有料会員でないと見られる記事の数に制限があるので、無料で情報を調べたいな…という人は「スマートニュース」を代わりに使うのもアリです。

スマートニュース

 

ビジネスニュース以外の情報も幅広く取り扱っていて、客先によってはこちらで情報収集したほうが良いかもしれません。

スマートニュース

 

 

営業マンのiPad活用② Air dropで現調写真の共有

打ち合わせ

打ち合わせのに現地調査で撮った写真を関係者に展開するのって、結構面倒じゃないですか?

会社に戻ってからパソコンで作業をすると、少なくとも以下の手順が必要でどれだけ早くても5分はかかります…

  1. 撮った写真をパソコンに取り込む
  2. 共有したい写真を選ぶ
  3. 取り込んだ写真を圧縮ファイルにまとめる
  4. 関係者にメールで配布

 

iPhoneを使っている相手には「AirDrop」を使うことで、すごく簡単に写真を共有することができます。

  1. Air dropで共有したい写真を選ぶ
  2. 共有した相手を選んで送信

これだけです。

 

何より便利なのが、写真を撮ったその場で行うことができること。

会社に帰ってからする作業が一つ減ります。

 

注意点は相手もiPhone、iPadを使っている必要があることですが、日本ではiPhoneやiPadのシェアが高く、多くの人がAir dropを使うことができます。

Air dropを活用して、少しでも業務効率をよくしませんか?

 

 

 

営業マンのiPad活用③ 持ち運ぶ資料の削減

図面やカタログなど、重たい資料を持ち運ぶ必要が無くなる

荷物

建設、メーカー系のお仕事をしている人は図面を使う機会が多いです。

図面ってかさばるし、重たいんですよね…

 

iPadに図面データを取り込むことで、重たい図面や資料を持ち運ぶ必要が無くなります。

CADデータもビューワーアプリを入れることで、iPadの画面で簡単に見ることができます。

参考 AutoCADをApp storeで見てみる

 

また電子カタログを準備しておけば、iPadの画面をお客さんに見せながらプレゼンすることができます。

お客さんがその場で「資料が欲しい!」となった場合、電子カタログデータを送るだけです。

お客さんも手荷物が減るため、とても喜ばれますよ。

 

過去の打ち合わせ資料をクラウドストレージに保存しておくと、急に必要になっても安心

打ち合わせしていると、急に過去の資料が必要になることがありませんか?

いきなりそんなこと言われても準備してないし、普段から持ち歩くには重いし…

 

クラウドストレージに保存しておくと、緊急で資料が必要になった時も対応できます。

 

何食わぬ顔で「あぁ、この資料ですね?」とパパっと資料を見せる。

最高にカッコいいですよね!

Office 365 に登録しているならOne Driveに1TBのストレージがあるので、なんでも保存できちゃいます。

 

私も使ったことがある、クラウドストレージで有名なサービスを以下にまとめました。

 

お客さんや意地悪な上司からの無茶ぶりに悩まされている人は、クラウドストレージに資料を保存しておくと精神的に落ち着けますよ。

 

 

 

営業マンのiPad活用④ 出先で簡単な事務作業

エクセル、ワードが使用可能

資料

次のアポまでちょっと時間があるけど、会社に帰って事務作業を行うほど余裕はない…

スキマ時間にちょっとでも作業できたらなぁ…と思いませんか?

 

事務作業でワード、エクセルを使うことが多い人は、「iPad+キーボード」の組み合わせで作業ができます。

特に「Smart keyboard」だとキーボードの打ち心地もパソコンとほとんど変わらず、快適です。

iPadでワード、エクセルを使うにはMicrosoft365 Personalの登録(有料)が必要になります。

Microsoft 365 Personalを見てみる

 

注意点としては、がっつりとした作業には少し向かない点があります。

ですが資料を軽く作って、会社に戻ってからの作業を少なくする という使い方ではまったく問題ありません。

Wi-Fiが繋がっているカフェで資料の叩きを作って、作った資料を社内の事務担当に送って仕事を振ることもできます。

 

どうしても無料で使いたい…という人はGoogleが提供しているスプレッドシートなど、エクセルに互換性のあるソフトを使いましょう。

Googleスプレッドシートを見てみる

その場合どうしても書式がズレてしまったり、操作感が微妙に違っていたりと何かしら不具合がある可能性が高いので注意してください。

高い作業効率を求めるなら、Microsoft 365 Personalはやっぱり欲しいところです。

 

ノートパソコンより軽いのが事務作業用としても嬉しい

「ワード、エクセルを使うだけならノートパソコンでもいいじゃん?」という声が聞こえてきます。

その通りです。

本格的な作業ができるという面では、Windowsのノートパソコンのほうが良いことも多いです。

 

ただ、ノートパソコンって重たいんですよね…

最近のノートパソコンは軽くなっているとはいえ、重さが1kgを超える機種がほとんどです。

いつ作業で使うかわからない、重たいノートパソコンをカバンに入れて持ち運ぶのはとても疲れます。

これに加え、打ち合わせで使うノートや資料を持ち運ぶともうクタクタ…

 

「iPad」と」Smart Keyboard」 の組み合わせは750gほどで、ノート代わりにもなるので筆記用具などの持ち物を減らすことができます。

軽い荷物で軽やかに営業回りができるのって、最高ですよ。

 

 

 

営業マンのiPad活用⑤ 打ち合わせ議事録の展開

書いた内容をそのまま共有するだけ

打ち合わせ内容を議事録まとめて、出席者に配布するのって面倒じゃないですか?

わざわざメモした内容を議事録書式に打ち込んで、メールで関係者に配布して…

地味に時間のかかる作業です。

 

そんな手間をかけず、打ち合わせした時に書いた内容をそのまま展開してしまいましょう。

ノートアプリに議事録のフォーマットを取り込んでおけば、打ち合わせのときに書き込むだけで済みます。

書いた議事録をPDFに変換して、関係者にメールで展開すればオーケーです。

 

自分の字が綺麗じゃないからそのまま配布するのはちょっと…という人は、手書きの文字をデジタルに変換しちゃいましょう。

Good Note5なら手書きの文字をテキストと認識してくれます。

 

投げなわツールで文字を囲んで、変換をタップします。

Good Note 5 テキスト変換

 

手書きの文字が変換されるので、右上の共有マークからテキストをコピーします。

Good Note 5 テキスト変換

 

あとは議事録にテキストを張り付けていくだけなので、キーボードで文字起こしするよりスピーディーに作業が終わらせられます。

変換精度も高く、とても便利です。

 

配布資料に書き込んだものも簡単に展開できる

資料が配られる打ち合わせもあります。

配られた資料に手書きで書き加えた資料を展開するときも簡単です。

資料を写真で撮るだけで、まるでスキャンした資料のように変換してくれます。

 

打ち合わせが終わった直後に写真を撮ることで、「あの時の資料無くしてしまった…」ということもありません。

資料をスキャンする手間も省けるので、業務効率も良くなりますよ。

 

 

 

営業マンのiPad活用⑥ 打ち合わせの暇つぶし

メモを取っているフリができる

会議などの打ち合わせですが、正直出る意味が分からない会議ってありませんか?

全く関係ない話だけど、寝るわけにもいかないし、あからさまにサボることもできないし…

 

そんな時はiPadを使ってメモを取っているフリをしてサボっちゃいましょう。

無駄な会議が、最高のサボり時間に早変わり。

読書やブラウザなど、活字のものであれば調べ物をしている風に見られます。

 

動画やSNSはバレやすいので、マジでやめましょう(経験者)

 

2画面表示で調べ物をしているフリが最強

メモを取っている振りができる といっても、メモを開いていない画面を見られるとマズいです。

そんな時に2画面を表示させるSplit Viewを使います。

 

やり方はとても簡単。

まずはメモアプリを立ち上げます。(今回はGood Note5)

iPad 画面分割

 

iPadのドッグを開いて、ドックに入っているアプリをドラッグして画面端に持っていきます。

iPad 画面分割

 

持っていくと以下のような画面になるので、指を離します。

iPad 画面分割

 

これだけで2画面共有ができます。

iPad 画面分割

 

メモに日付と打ち合わせ内容のタイトルだけ書いて、ブラウジングを楽しみます。

タッチペンでブラウザを動かすことで、調べ物をしているフリ。

後ろから画面を覗かれない限り、見た目は熱心な営業マンでしょ?

 

営業マンのiPad活用⑦ スキルを高めよう!読書、資格勉強

iPadは最強の読書ツール

スキルアップのためには欠かせないビジネス書、iPadで本を読み始めるともう紙の本に戻れなくなります。

私は「Kindle」をメインに使っています。

Kindle アプリ

 

「iPadでの読書が快適すぎて、紙の本に戻れなくなる理由」の記事で詳しく説明していますが移動の多い営業マンにとってどこでも本が読めて、かつ重たい本を持ち歩く必要がないのは最高です。

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【紙とサヨナラ】 iPadでの読書が快適すぎて、 紙の本に戻れなくなる理由

 

もちろんビジネス書以外も楽しめるので、アポまでの待ち時間にマンガを読んで暇つぶしに最高です。

 

お得に本を読みたい!という人はAmazonが提供している120万冊以上の本が読み放題のサービス「Kindle Unlimited」がおすすめです。

月額980円で本が読み放題なので、毎月読む本の量がハードカバーなら1冊以上、雑誌なら2冊以上、漫画なら3冊以上読むだけで元が取れてしまいます。

 

最初の一ヶ月は無料なので、興味があるならとりあえず試してみましょう。

本が読み放題「Kindle unlimited 」詳しくはこちら。

最初の30日は無料!

 

iPadは資格勉強をするのに最高の相棒

私が所属している会社では決められた資格を取らないと昇格できない仕組みになっています。

ただでさえ仕事で忙しいのに…

 

少しでも効率良く勉強しようと思ったとき、iPadの出番です。

  • 重たいテキストを持ち歩く必要がない
  • 調べたい言葉が検索でヒットするので、探す時間が省ける
  • 書き込みができる(フォーマットによる)

ちょっとしたスキマ時間にiPadを取り出すだけで勉強ができるので、あなたの合格に近づきます。

 

資格勉強の電子書籍は「Kindle」にもありますが、専門性の高い資格書籍は「翔泳社 SEshop」の方が多いかもしれません。

翔泳社 SEshop

 

 

「翔泳社 SEshop」公式サイトを見てみる

 

【iPadをビジネスで!】建設業の営業マンが活用方法 まとめ

iPadをビジネスでの活用方法を実例とともに紹介しました。

私の周囲にもiPadを買ったけど、おもちゃとしか使っていない…という人が多いんですよね。

 

せっかくですし、ビジネスで役立てて業務効率を向上させちゃいましょう。

 

 

 iPadに関係する記事は以下にまとめています。

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ほぼ毎週Amazonで何かを購入しているよしじゅんです。2010年からAmazonを使い続けていますが、本当に買ってよか…

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Amazonプライム会員って、荷物が早く届くだけだと思っていませんか?プライム会員になるだけで、買い物をしなくても利用で…

 

私は普段、以下のループで買い物しまくっています。

Amzonギフト券を9万円チャージする → 買い物しまくる → 少なくなったらまた9万円チャージする

(チャージしたギフト券、有効期限がきてムダにならないかな?)と悩むかもしれませんが、Amazonギフト券の有効期限は10年もあるので普通に生活していれば間違いなく使い切ります。

 

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