【iPadをビジネスで活用】営業マンが活用方法を紹介する

「働き方改革」で業務効率を上げるように、会社からプレッシャーをかけられていませんか?

よしじゅんが働いている会社でも、毎日のように話題に上がります。

 

対策を考えた結果、iPadをビジネスで活用することで、業務効率が格段に良くなりました。

でもどんな風に使うのかイメージできない…と悩んでいる人も多いと思います。

建設業の営業マンであるよしじゅんが、実際に活用している方法を紹介します。

 

 

iPadをビジネスで活用するのに便利な道具

営業マンのよしじゅんが実際に活用している方法

 

 

iPadをビジネスで活用するのに便利な道具

iPad単体でもビジネスで活用することはできるのですが、周辺機器を活用するとより便利になります。

職場によっては、周囲の人間にビジネスで使っているということをアピールをするにもおすすめです。

Apple Pencil

iPadをノートの代わりに使いたい人には必須のタッチペン。

Apple Pencil

 

Apple Pencilはアップルが出しているタッチペンです。

iPadで使われることを前提に設計されているので、親和性がとても高いのが特徴。

 

ペン先と筆跡のズレがほとんどないこと、筆圧を認識することなど他社製のタッチペンではできない機能があります。

アップル製なので、デザインもiPadと合うように作られています。

 

  • どのタッチペンを買うか迷っている人
  • 失敗したくない人
  • スタイリッシュなタッチペンが欲しい人

これらの人にはApple Pencilをおすすめします。

 

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Smart Keyboard

Smart Keyboard はiPadのために作られたキーボードです。

Smart Keyboard 外箱

 

iPadの画面を守るカバーにもなります。

Smart Keyboard 厚み

 

iPadの側面とマグネットで接続します。

まるでBluetoothキーボードのような見た目ですが、iPadから電力を供給する作りになっているので、充電する手間が必要ないのが嬉しいポイント。

 

  • キーボードを使った事務作業をしたい
  • iPadカバーとキーボードを兼用したい
  • キーボードの充電がめんどくさい

 

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営業マンのiPad活用① 営業情報の管理

気になる情報はどんどんスクリーンショットや写真をとってまとめる

 

営業情報が新聞やネットに出ていて、保存しておきたい時ありませんか?

新聞を切ってスクラップにしたり、ネットの画面を印刷して保存するのってめんどくさいですよね…

情報が多くなってくると、かさばってくるので保存しておくのも大変です。

よしじゅん 悲しみ
よしじゅん
手間がかかるやり方は、めんどくさくなってやらなくなってしまいます…

 

全部iPadで保存してしまうと、本当に楽です。

ネット上の情報はスクリーンショットを取ります。

iPad Airのスクリーンショットは「ホームボタンと電源ボタンの同時押し」で取ることができます。

 

新聞の情報はiPadで写真をとるだけです。

iPadが自動で書類を判別して、まるでスキャンしたように自動変換してくれます。

 

 

ノートアプリを使って画像やPDFを物件、客先ごとにまとめる

Apple pencil メモ

営業マンたるもの、多くの案件を同時並行して進める必要があります。

ノートにまとめていても、まとめた情報を探すのに時間が結構かかりませんか?

よしじゅん
書類の下に潜り込んだりして、ノートを探すだけで時間がかかることも…

 

ノートアプリを使うことで、案件を簡単に整理することができます。

ノートにテキストはもちろん、画像やPDFも貼り付けます。

まとめておきたい情報をなんでも一括で管理できるのが本当に便利。

 

情報を進捗別、案件別、場所別にまとめて探しやすさもバツグン。

案件量が多くなってどこに行ったかわからなくなった時は、案件名を検索することですぐに見つけることができます。

 

 

まとめた情報をiPad以外でも確認することができる

デバイス間 共有

iPadでまとめた情報を会社のパソコンで確認できたら便利ですよね?

逆にパソコンで作り込んだ資料をiPadで確認できたらとっても楽ですよね?

 

iPadとWindowsパソコンで同期できるノートアプリを使うと、どちらでも同じ情報を見ることができます。

 

よしじゅんが使っているのはMicrosoftがリリースしている「One Note」です。

 

 

「One Note」のいいところはMicrosoftが作っているアプリなので、Windowsパソコンと簡単に同期できること。

iPadのアプリとしても、サクサク動いてとても使いやすいです。

 

会社のパソコンで資料や情報をまとめて、外出先での打ち合わせで活用、追記をするのが主な使い方です。

どこでも同じ資料を扱えるのは、革命的ですよ。

 

 

 

営業マンのiPad活用② Air dropで現調写真の共有

打ち合わせ

打ち合わせの後、現地で写真を撮ったりすることがあります。

撮った写真を関係者に配布するのって、結構面倒じゃないですか?

 

  1. 撮った写真をパソコンに取り込む
  2. 共有したい写真を選ぶ
  3. 取り込んだ写真を圧縮ファイルにまとめる
  4. 関係者にメールで配布

少なくともこれだけの手順が必要です。

どんなに早くても、5分はかかります…

 

 

iPhoneを使っている相手にはAirDropを使うことで簡単に写真を共有することができます。

 

  1. Air dropで共有したい写真を選ぶ
  2. 共有した相手を選んで送信

これだけです。

 

何より便利なのが、写真を撮ったその場で行うことができること。

会社に帰ってからする作業が一つ減ります。

 

欠点は相手もiPhone、iPadを使っている必要があることですが、日本ではiPhoneやiPadのシェアが高く、多くの人がAir dropを使うことができます。

 

Air dropを活用して、少しでも業務効率をよくしませんか?

 

 

 

営業マンのiPad活用③ 持ち運ぶ資料の削減

図面やカタログなど、重たい資料を持ち運ぶ必要が無くなる

荷物

建設、メーカー系のお仕事をしている人は図面を使う機会が多いです。

図面ってかさばるし、重たいんですよね…

 

iPadに図面データを取り込むことで、重たい図面や資料を持ち運ぶ必要が無くなります。

CADデータもビューワーアプリを入れることで簡単に見ることができます。

 

また電子カタログを準備しておけば、iPadの画面をお客さんに見せながらプレゼンすることができます。

よしじゅん 喜び
よしじゅん
デジタル機器を使いこなして、デキる営業マンを演じることができます。

お客さんがその場で「資料が欲しい!」となった場合、電子カタログデータを送るだけです。

お客さんも手荷物が減るため、とても喜ばれますよ。

 

 

過去の打ち合わせ資料が急に必要になっても安心

 

打ち合わせしていると、急に過去の資料が必要になることがありませんか?

いきなりそんなこと言われても準備してないし、普段から持ち歩くには重いし…

 

iPadに保存しておくと、緊急で資料が必要になった時も対応できます。

何食わぬ顔で「あぁ、この資料ですね?」とパパっと資料を出す。

最高にカッコいいですよね!

 

お客さんや意地悪な上司からの無茶ぶりに悩まされている人は、iPadに資料を保存しておくと精神的に落ち着けますよ。

 

 

 

営業マンのiPad活用④ 出先で簡単な事務作業

エクセル、ワードが使用可能

資料

次のアポまでちょっと時間があるけど、会社に帰って事務作業を行うほど余裕はない…

スキマ時間にちょっとでも作業できたらなぁ…と思いませんか?

 

事務作業でワード、エクセルを使うことが多い人は、「iPad+Smart Keyboard」の組み合わせで作業ができます。

キーボードの打ち心地もパソコンとほとんど変わらず、快適です。

 

注意点としては、がっつりとした作業には少し向かない点があります。

エクセルのマクロ機能は使うことはできないので、マクロが必須な作業を行う人にとっては厳しいかもしれません。

ですが資料を軽く作って、会社に戻ってからの作業を少なくする という使い方ではまったく問題ありません。

Wi-Fiが繋がっているカフェで資料の叩きを作って、作った資料を社内の事務担当に送って仕事を振ることもできます。

 

ノートパソコンより軽いのが事務作業用としても嬉しい

 

「ワード、エクセルを使うだけならノートパソコンでもいいじゃん?」という声が聞こえてきます。

…その通りです。

本格的な作業ができるという面では、マクロも使うことができるWindowsのノートパソコンのほうが良いことも多いです。

 

ただ、ノートパソコンって重たいんですよね…

最近のノートパソコンは軽くなっているとはいえ、重さが1kgを超える機種がほとんどです。

いつ作業で使うかわからない、重たいノートパソコンをカバンに入れて持ち運ぶのはとても疲れます。

これに加え、打ち合わせで使うノートや資料を持ち運ぶともうクタクタ…

 

iPadとSmart Keyboard の組み合わせは750gほどで、ノート代わりにもなるので持ち物を減らすことができます。

軽い荷物で軽やかに営業回りができるのって、最高ですよ。

 

 

 

営業マンのiPad活用⑤ 打ち合わせ議事録の展開

書いた内容をそのまま共有するだけ

 

打ち合わせ内容を議事録まとめて、出席者に配布するのって面倒じゃないですか?

わざわざメモした内容を議事録書式に打ち込んで、メールで関係者に配布して…

地味に時間のかかる作業です。

 

そんな手間をかけず、打ち合わせした時に書いた内容をそのまま展開してしまいましょう。

議事録のフォーマットを取り込んでおけば、打ち合わせのときに書き込むだけで済みます。

フォーマットをPDFに変換して、関係者にメールで展開すればおっけーです。

 

自分の字が綺麗じゃないからそのまま配布するのはちょっと…という人は、手書きの文字をデジタルに自動変換してくれるアプリを使いましょう。

変換精度も高く、とても便利です。

 

配布資料に書き込んだものも簡単に展開できる

資料が配られる打ち合わせもあります。

配られた資料に手書きで書き加えた資料を展開するときも簡単です。

資料を写真で撮るだけで、まるでスキャンした資料のように変換してくれます。

 

打ち合わせが終わった直後に写真を撮ることで、「あの時の資料無くしてしまった…」ということもありません。

資料をスキャンする手間も省けるので、業務効率も良くなりますよ。

 

 

 

営業マンのiPad活用⑥ 打ち合わせの暇つぶし

メモを取っているフリができる

会議などの打ち合わせですが、正直出る意味が分からない会議ってありませんか?

全く関係ない話だけど、寝るわけにもいかないし、あからさまにサボることもできないし…

 

そんな時はiPadを使ってメモを取っているフリをしてサボっちゃいましょう。

無駄な会議が、最高のサボり時間に早変わり。

読書やブラウザなど、活字のものであれば調べ物をしている風に見られます。

 

動画やSNSはバレやすいので、マジでやめましょう(経験者)

 

2画面表示で調べ物をしているフリが最強

メモを取っている振りができる といっても、メモを開いていない画面を見られるとマズいです。

そんな時に2画面を表示させるSplit Viewを使います。

 

やり方はとても簡単。

開きたいアプリを2つを開きます。

片方のアプリを開いた状態で、下のドッグに入っているもう一つのアプリをドラッグして画面端に持っていきます。

これだけで2画面共有ができます。

 

 

よしじゅんがよく使う使い方は、

画面の左側にブラウザ

画面の右側にメモ

 

メモに日付と打ち合わせ内容のタイトルだけ書いて、ブラウジングを楽しみます。

タッチペンでブラウザを動かすことで、調べ物をしているフリ。

後ろから画面を覗かれない限り、見た目は熱心な営業マン。

 

 

 

【iPadをビジネスで!】建設業の営業マンが活用方法 まとめ

iPadをビジネスでの活用方法を実例とともに紹介しました。

私の周囲にもiPadを買ったけど、おもちゃとしか使っていない…という人が多いんですよね。

 

せっかくですし、ビジネスで役立てて業務効率を向上させちゃいましょう。

 

 

 

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